Etiske retningslinjer for NorLense

GENERELLE RETNINGSLINJER

Dette dokumentet er først og fremst et verktøy for å beskrive og påvirke atferden og kulturen i bedriften.

All forretning og alle aktiviteter skal gjennomføres i overensstemmelse med gjeldende lover/bestemmelser og interne retningslinjer.

Sammen med våre verdier danner de etiske retningslinjene grunnlaget og rammene for bedriftens prestasjonskultur og styringssystem.

Våre relasjoner internt og eksternt skal være preget av åpenhet og tillit.

FORHOLD TIL ANSATTE

-       Menneskerettigheter 

NorLense støtter de internasjonale menneskerettighetene slik de er nedfelt i FNs menneskerettighetserklæring med tilhørende konvensjoner. Medarbeidere skal respektere menneskeverdet, personvernet og rettighetene til alle de kommer i kontakt med gjennom arbeidet. På ingen måte skal medarbeidere forårsake eller medvirke til brudd på eller omgåelse av menneskerettighetene.

-       Arbeidsmiljø

NorLense skal være en god og profesjonell arbeidsplass med et inkluderende arbeidsmiljø og skal overholde anerkjente internasjonale konvensjoner. NorLense skal vise respekt for alle individer, og arbeide aktivt for å sørge for et godt arbeidsmiljø. Bedriften er opptatt av at alle ansatte skal gjøre hverandre gode på arbeidsplassen. Det betyr at vi legger opp til samarbeid og samhandling, det er viktig å hjelpe hverandre slik at alle får en god mestringsfølelse.

NorLense tar avstand fra diskriminering og skal gjøre sitt beste for å fremme likestilling på arbeidsplassen. Direkte eller indirekte negativ diskriminering på grunn av rase, hudfarge, kjønn, seksuell legning, alder, funksjonshemming, språk, religion, politisk eller annen kulturell oppfatning, nasjonal- eller sosial opprinnelse, eiendom, fødsel eller annen status skal ikke finne sted.

Vi har et arbeidsmiljøutvalg i bedriften som skal arbeide for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget består av representanter både fra arbeidstaker- og arbeidsgiversiden.

Arbeidsmiljøutvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten, og følge nøye med på utviklingen av arbeidsmiljøet. 

Forhold mellom medarbeidere er noe som kan oppstå. Et slikt forhold skal tas opp med nærmeste leder dersom den ene har en kontrollfunksjon overfor den andre, eller dersom det er andre omstendigheter som gjør at forholdet kan ha innvirkning på arbeidet.

-       Helse, miljø og sikkerhet

NorLense skal være verdensledende på utvikling av beredskapsprodukter som fungerer, og som ivaretar helse, miljø og sikkerhet. Bedriften skal i enhver sammenheng fokusere på HMS, og skal fremme god helse og et trygt arbeidsmiljø i samsvar med internasjonale standarder. Alle medarbeidere har et medansvar for at denne målsettingen oppnås. 

Vi skal gjøre vårt beste for å kontrollere HMS-risiko på arbeidsplassen. Vi skal også ta nødvendige forholdsregler for å forebygge ulykker og yrkessykdommer.

Våre ansattes sikkerhet er det viktigste for oss. Helse og sikkerhet skal ivaretas på en slik måte at det skapes høy trivsel og et sunt arbeidsmiljø.

Det er etablert rutiner i bedriften for å ivareta bestemmelser om Helse, miljø og sikkerhet (HMS).

Det er innført prosedyrer for registrering av fravær, skader, ulykker og nestenulykker. HMS-systemet er integrert i det totale kvalitetssikringssystemet.

NorLense er tilsluttet bedriftshelsetjenesten, er en IA-bedrift (IA= inkluderende arbeidsliv), og har et eget Arbeidsmiljøutvalg (AMU) som dekker opp alt innenfor HMS.

-       Organisasjonsfrihet og rett til kollektive lønnsforhandlinger

NorLense respekterer organisasjonsfrihet og kollektive lønnsforhandlinger. Ansatte får fritt velge sine representanter som skal kunne utføre sine verv uhindret på arbeidsplassen.

-       Tvangsarbeid

Alle arbeidsforhold til NorLense skal inngås frivillig og uten trusler. NorLense tar avstand fra tvangsarbeid, herunder arbeid utført som betaling av gjeld. Alle ansatte skal stå fritt til å avslutte arbeidsforholdet etter rimelig oppsigelsesfrist, se Arbeidsmiljøloven. NorLense skal ikke pålegge noen å deponere penger, identitetsdokumenter eller lignende for å få eller beholde arbeidet. 

-       Barnearbeid

NorLense skal ikke benytte barnearbeid. Med barnearbeid menes arbeid utført av barn og ungdom, med mindre arbeidet regnes som akseptabelt i henhold til arbeidsmiljøloven

§ 11-1 Forbud mot barnearbeid. Med barn menes noen under 15 år. Hvis nasjonal eller lokal lovgiving fastsetter en høyere minstealder for sysselsetting eller høyere alder for fullføring av obligatorisk skolegang enn 15 år, skal den høyeste alderen legges til grunn. 

-       Lojalitet, habilitet, interessekonflikt og avtaler med nærstående

NorLense respekterer den enkelte medarbeiders rett til privatliv og private interesser, men krever åpenhet og lojalitet overfor bedriften og bedriftens interesser. Medarbeidere skal ikke utføre handlinger eller ha interesser som gjør det vanskelig å arbeide objektivt og effektivt. Personlig vinning må aldri komme foran arbeidet for NorLense. Man skal aldri ta del i eller prøve å påvirke en beslutning eller avgjørelse hvis det foreligger interessekonflikt eller andre forhold som kan svekke tillit til uavhengigheten.

Interessekonflikt kan omfatte bl.a. kunder, leverandører, kontraktører, nåværende eller mulige ansatte, konkurrenter og utenforstående forretningsvirksomhet. Skulle interessekonflikt oppstå, skal medarbeider på eget initiativ vurdere situasjonen og varsle overordnet om inhabilitet eller interessekonflikt.

-       Taushetsplikt

Alle ansatte i bedriften har taushetsplikt basert på lov og skriftlig avtale. Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet arbeids- eller kontraktsforhold så lenge informasjonen må anses for å være sensitiv eller på annen måte fortrolig.

FORHOLD TIL KUNDER, LEVERANDØRER, KONKURRENTER OG OFFENTLIGE MYNDIGHETER

-       Generelt

NorLense skal forvalte sin virksomhet på en slik måte at leverandører og kunder kan ha full tillit til NorLense.

NorLense forventer at medarbeiderne skal behandle alle de kommer i kontakt med gjennom sitt arbeide eller gjennom arbeidsrelaterte aktiviteter med høflighet og respekt.

Konkurrenter skal møtes på en redelig og profesjonell måte.

Offentlige myndigheter skal møtes på en korrekt og åpen måte. Offentlig informasjon om bedriften skal kun gis av NorLenses ledelse med mindre annet er avtalt.

NorLense skal vise respekt for kulturer og religioner i land vi opererer i.

-       Konkurranse

NorLense ønsker rettferdig og åpen konkurranse i alle markeder – nasjonalt så vel som internasjonalt. Medarbeidere skal ikke under noen omstendighet forårsake eller bidra til brudd på alminnelige eller spesielle konkurranseregler, ved for eksempel ulovlig prissamarbeid, ulovlig markedsdeling eller annen adferd i strid med gjeldende konkurranselovgivning.

-       Korrupsjon og bestikkelser

Korrupsjon undergraver alle former for forretningsvirksomhet og fri konkurranse. Det er ødeleggende for omdømmet og utsetter bedriften og den enkelte medarbeider for risiko.

NorLense tar klar avstand fra alle former for korrupsjon. En skal aldri tilby eller motta ulovlige eller urettmessige pengegaver eller andre godtgjørelser for å oppnå forretningsmessige eller private fordeler for en selv eller andre. Medarbeidere skal heller ikke bruke avtaler med mellommenn til å kanalisere betaling til noen på en slik måte at dette kan anses som delaktighet i korrupsjon.

-       Gaver og høflighetsgester

Medarbeidere skal alltid utvise varsomhet i forhold til å tilby eller ta imot gaver og høflighetsgester. En skal ikke motta gaver eller andre godtgjørelser dersom det er rimelig å anta at dette er egnet til å påvirke forretningsmessige beslutninger. Det tillates imidlertid at alminnelige høflighetsgester etterleves. Enhver gave må behandles ut fra den enkelte situasjon.

NorLense opererer i flere land., og hvert av disse landene har egne kulturer for å gi og ta imot gaver. Medarbeidere skal opptre i tråd med kulturen i det landet en befinner seg i.

Tvilstilfelle skal alltid forelegges for nærmeste overordnede.

-       Hvitvasking

NorLense tar avstand fra alle former for hvitvasking av penger, og skal forhindre at økonomiske transaksjoner med bedriften kan misbrukes av andre til hvitvasking av penger.

MILJØ

NorLense skal være en foregangsbedrift i å ta vare på miljøet og arbeide for økt miljøansvarlighet. NorLense er en Miljøfyrtårn-bedrift. Miljøfyrtårn er et offisielt norsk miljøsertifikat. Kravene for å bli sertifisert er: intern-kontroll HMS, arbeidsmiljø, materialbruk/innkjøp, avfall, energi, transport og forurensning. Bedriften skal minimalisere egen belastning på miljøet og hele tiden bedre sin innsats for miljøet.

NorLenses misjon er: “NorLense beskytter mennesker og miljø ved uhell og naturkatastrofer.” NorLense skal være verdensledende på utvikling av beredskapsprodukter som fungerer og som ivaretar helse, miljø og sikkerhet.

BEHANDLING AV INFORMASJON OG BESKYTTELSE AV PERSONOPLYSNINGER 

Bedriften har egne rutiner for styring av dokumenter og data. Det er bestemt hvordan, hvor og hvor lenge dokumenter av ulik karakter skal oppbevares.

Medarbeidere må skrive under på at en bevarer absolutt taushet overfor uvedkommende om forhold de får kjennskap til ved arbeid i bedriften samt behandle slik informasjon med forsiktighet også overfor andre medarbeidere i bedriften. Dette gjelder spesielt kunnskap om interne anliggender i NorLense, og hos NorLense sine kunder og samarbeidspartnere. Det gjelder også informasjon og forhold som er en del av NorLense sine materielle og immaterielle verdier, eller er viktige for NorLense sin kompetanse, konkurranseevne og eksistens. Dette kan for eksempel gjelde informasjon om produktspesifikasjoner, produksjonstekniske forhold, tegninger, kontrakter og andre dokumenter som inneholder informasjon som er viktig for bedriften.

Taushetsplikten gjelder også etter at man slutter i bedriften. Brudd på dette kan være oppsigelsesgrunn. Det vises til Markedsføringslovens § 7 og 8 samt Straffelovens § 294.

NorLenses behandling av personopplysninger skal være gjenstand for den omsorg og forsvarlighet som er påkrevd i henhold til lov og annen offentlig regulering, og som er relevant for opplysninger som kan være sensitive. Dette gjelder uavhengig om opplysningene gjelder kunder, ansatte eller andre. Behandling av personopplysninger skal være begrenset til det som er nødvendig for relevante forretningsformål, ivaretakelse av kunders behov eller forsvarlig administrasjon av ansatte. 

INTERNKONTROLL, REGNSKAP OG RAPPORTERING

-       Internkontroll

NorLense er ISO 9001:2008 sertifisert, og er kvalifisert i Achilles Felles Kvalifikasjonsordning. Det er årlig revisjon utført av ekstern revisor; Det Norske Veritas.

Det er etablert prosedyre for interne kvalitetsrevisjoner av prosesser, produkter og selve kvalitetssystemet. I hovedsak skal alle områder i bedriften revideres i løpet av ett år, og det lages egen plan på det. Resultatene fra revisjonene brukes til å iverksette korrigerende tiltak, og resultatene fra revisjonen samt effekten av de korrigerende tiltakene blir registrert og oppbevart. I tillegg skal ledelsen gjennomgå kvalitetsikringssystemet med jevne mellomrom for å sjekke at det tilfredsstiller NS-EN ISO 9001:2000.

Kvalitetskoordinator i bedriften skal sammen med daglig leder sørge for at kvalitetsikringssystemet blir gjennomført og fulgt på alle nivåer i bedriften. Kvalitetskoordinator og daglig leder skal også sørge for at lov om internkontroll og HMS blir fulgt og etterlevd.

-       Regnskapsføring

NorLenses regnskapsføring skal sikre at alle transaksjoner blir korrekt registrert i overensstemmelse med lov og god regnskapsskikk. Medarbeidere må følge bedriftens regler om registrering av transaksjoner og fremleggelse av bilag og ta medansvar for å sikre at forretningstransaksjoner bokføres og dokumenteres fullstendig og korrekt i tråd med gjeldende regnskapsprinsipper. Årsregnskap, delårsregnskap og regnskapsrapportering skal for øvrig være i henhold til loven, forskrifter og god regnskapsskikk.

-       Rapportering

NorLenses rapportering skal være i overensstemmelse med gjeldende lover og forskrifter, og være fullstendig, forsvarlig, korrekt, aktuell og forståelig.

De som er involverte i NorLenses rapporteringsprosess må være kjent med og følge NorLenses rapporteringskontroller- og prosedyrer og internkontroll over finansiell rapportering, i den grad det er relevant.

HÅNDTERING AV BRUDD

Brudd på bedriftens etiske retningslinjer eller relevante lovbestemmelser kan medføre oppsigelse.

Hvis en medarbeider oppdager overtredelse av NorLenses regler eller retningslinjer, skal man ta det opp med nærmeste overordnede. Å unnlate å gjøre dette er i seg selv et brudd på retningslinjene. Dersom forholdet ikke kan tas opp med nærmeste leder, kan medarbeideren gå videre linjeveien eller til tillitsvalgt på bedriften.

Det tolereres ikke noen form for represalier overfor den som i god tro rapporterer om overtredelse eller mistanke om overtredelse av disse retningslinjene.

Styret skal gjøre alt det finner nødvendig for å etterforske brudd på retningslinjene som rapporteres. Hvis det forekommer brudd, vil NorLense treffe disiplinære eller forebyggende tiltak som det anser som nødvendig.

< Back